در این مطلب در رابطه با اصول مدیریت علمی تیلور و کاربردشان را در محیط کاربحث می‌کنیم.

مدیریت علمی تیلور را می‌توان در ۴ اصل اساسی خلاصه کرد:

• استفاده از روش‌های علمی برای تعیین و استانداردسازی بهترین روش انجام کار؛
• تقسیم واضح وظایف و مسئولیت‌ها؛
• حقوق بالا برای کارمندان دارای عملکرد عالی؛
• سلسله‌مراتب اقتدار و نظارت دقیق بر کارمندان.

نحوه‌ی استفاده از مدیریت علمی تیلور در محل کار

با انجام مراحل زیر می‌توانید از اصول مدیریت علمی در محل کار استفاده کنید:

۱. فرایندهای کار را تجزیه‌و‌تحلیل کنید

با آزمایش چندین روش مختلف می‌توانید کارآمدترین روش را برای تکمیل کار تعیین کنید تا متوجه شوید که کار در کدام روش زودتر به پایان می‌رسد. مدیریت علمی تیلور این یافته‌ها را دریافت می‌کند، کارآمدترین روش انجام وظیفه را استاندارد می‌کند و در صورت لزوم دوباره به کارکنان آموزش می‌دهد.

۲. وظایف را تعریف و تفویض کنید

مدیران می‌توانند به جای تعیین یک کارمند برای انجام کارهای مختلف یا انجام یک پروژه از ابتدا تا انتها، با سپردن هر کار به شخص مناسب پروژه‌های پیچیده را انجام دهند. این کار باعث می‌شود که کارمندان در اتمام آن بخش از پروژه‌ که ویژه‌ی خودشان است، کارآمد باشند. مرحله‌ی بعدی تا زمان تکمیل پروژه به کارمند بعدی اختصاص داده‌ می‌شود.

۳. از مهارت‌های کارمندان بهره‌مند شوید و تشویقشان کنید

مدیران شرکت باید بکوشند مهارت‌های کارکنان را تشخیص دهند و وظایفی را به آنان واگذار کنند که متناسب با استعدادهایشان است تا بتوانند مفید واقع شوند. مدیران و سرپرستان می‌توانند اهدافی را برای بهره‌وری تعیین کنند و به کارمندانی که با عملکرد خوبشان به طور مداوم این اهداف را برآورده می‌کنند، پاداش دهند. آن‌ها با بررسی‌های منظم می‌توانند عملکرد کارکنان را نیز ارزیابی کنند و بازخورد دهند.

۴. سلسله‌مراتب حرفه‌ای ایجاد کنید

آگاهی کارمندان از انتظاراتی که دیگران از آن‌ها دارند و این که به چه افرادی باید گزارش دهند، به تعریف سلسله‌مراتب محل کار کمک کند. کارمندانی که نقش نظارتی ندارند باید پاسخ‌گوی سرپرستان خود باشند. سرپرستان باید گزارش‌ها را در مدیران شرکت بگذارند تا آن‌ها بتوانند پاسخ‌گوی رؤسای شرکت باشند. در حالی که کارمندان از مدیران پیروی می‌کنند و وظایفشان را انجام می‌دهند، نقش اصلی مدیر ایجاد روند کار و اختصاص دادن زمان‌هایی برای آموزش کارمندان، برنامه ریزی و نظارت بر کار است.

نمونه‌هایی از مدیریت علمی تیلور در محل کار

اگرچه در اصل، تیلور تئوری مدیریت علمی را برای مشاغل تولیدی ارائه کرده‌است، اما شما می‌توانید از این اصول در بسیاری از صنایع برای کمک به ساده‌سازی فرایندها در سازمان و افزایش بهره‌وری استفاده کنید

در ادامه ۲ نمونه از مدیریت علمی در محل کار را شرح داده‌ایم:

مثال ۱

لی (Lee) با افزایش فروش آنلاین در یک شرکت کوچک پوشاک به عنوان مدیر اجرایی مشغول‌ به‌ کار شد. این شرکت به‌تازگی فضایی را در یک انبار اجاره کرده‌است تا کالاها را ذخیره و سفارش‌ها را با پُست ارسال کند. در حال حاضر سارا (Sarah)، مدیر دفتر، مسئول امور مشتریان و پیگیری سفارش‌هاست؛ اما دیگر به‌تنهایی قادر به کنترل حجم بالای سفارش‌های ثبت‌شده نیست.

لی از مهارت‌ سارا در حوزه‌ی امور مشتریان مطلع است و به او سِمَت ریاست امور مشتریان را می‌دهد تا به سؤالات آن‌ها درمورد سفارش‌ها پاسخ دهد. او هم‌چنین ۲ کارمند نیمه‌وقت را برای کمک در بخش امور مشتریان استخدام می‌کند و سارا آموزش‌های لازم را به آن‌ها می‌دهد.

لی به دنبال کارمندی می‌رود تا مسئولیت‌ ثبت سفارش‌ها را به عهده بگیرد. او متوجه می‌شود که فروشنده‌ای به نام تایرون (Tyrone) توجه زیادی به جزئیات نشان می‌دهد؛ بنابراین، او را به عنوان ناظر و ثبت‌کننده‌ی سفارش‌ها استخدام می‌کند.

لی و تایرون آزمایش می‌کنند که آیا بهتر است پردازش هنگام ثبت سفارش‌ها انجام شود یا اجازه دهند تمام سفارش‌ها جمع شوند و به صورت دسته‌ای آن‌ها را پردازش کنند. آنان در ادامه نتیجه می‌گیرند که پردازش یک دسته‌ی بزرگ از سفارش‌های دریافت‌شده در روز گذشته برای ارسال در روز بعد کارآمدترین روش است. لی به شرکت اعلام کرد که به ازای پردازش و ارسال هر ۱۰۰۰ سفارش و به شرط مراقبت از آن‌ها در حین حمل‌ونقل، به هریک از اعضای تیم ۲۵ دلار پاداش می‌دهد.

هنگامی که برخی از کارمندان با سؤالات مربوط به موجودی سفارش‌ها به سراغ سارا می‌روند، لی ایمیلی را به منظور یادآوری وظایف سارا و تایرون برای کارمندان می‌فرستد و با سارا ملاقات می‌کند تا او را ترغیب کند که دیگر به سؤالات کارمندان درمورد موجودی پاسخ ندهد و در عوض آن‌ها را به سمت تایرون سوق دهد. با این کار شرکت می‌تواند با سرعت بیش‌تری به مشتریان پاسخ دهد و روزانه در حدود ۲ برابر بیش‌تر سفارش ثبت کند.

لی از اصول مدیریت علمی تیلور به منظور تجزیه‌وتحلیل بهترین روش برای رسیدگی به سفارش‌ها، تقسیم وظایف، ایجاد انگیزه در کارکنان و ایجاد سلسله‌مراتب در شرکت استفاده کرده‌است.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

مثال ۲

جوانا (Joanna) مدیر تیم بازاریابی موزه است که مسئولیت اصلی تبلیغ نمایشگاه‌ها و رویدادها را به عهده دارد. جوانا در دوره‌ی قبل مسئولیت کامل برگزاری رویداد را به هریک از اعضای تیم اختصاص داد.

با وجود برگزاری جلسات تیمی منظم برای به‌ اشتراک گذاشتن پیشرفت‌ها و موفقیت‌ها، جوانا در صدای محصول، کیفیت طراحی گرافیکی، پشتیبانی شریک خارجی و پاسخ‌های تیم بازاریابی در مواجهه با سؤالات ثبت‌نام، ایراداتی را پیدا کرد.

جوانا برای فصل رویدادهای پیش‌‌رو  تصمیم می‌گیرد که این مسئولیت‌ها را از بین ببرد تا هریک از اعضای تیم بازاریابی یک وظیفه‌ی اختصاصی داشته‌باشند. او مشاهده کرد که تک‌تک اعضای تیم در فصل رویداد سال گذشته سرآمد هستند و بر اساس مهارت‌ها و شایستگی‌های خود نقش‌هایی را بر عهده می‌گیرند.

جوانا اعضای تیم را به عنوان کپی‌رایتر، طراح گرافیک، مسئول شبکه سازی با شرکای خارجی برای رسانه‌ای کردن این رویداد و مدیریت ثبت وقایع منصوب می‌کند. او هریک از اعضای تیم را راهنمایی می‌کند تا از نحوه‌ی پایبندی به استانداردهای تجاری در هر جایگاه شغلی مطلع باشند.

علاوه بر این، جوانا جلسات گروهی را برای برقراری ارتباط و ارائه‌ی پشتیبانی و هم‌چنین جلسات فردی را با حضور کارمندانی که به راهنمایی اضافی نیاز دارند، ترتیب می‌دهد. در رویداد دوم سال مشخص شد که تقسیم مسئولیت‌های جدید بهره‌وری بیشتری را به ارمغان می‌آورَد، روند کار را ساده‌تر می‌کند و باعث می‌شود که هر‌یک از اعضای تیم در سِمَت خود مهارت و اطمینان بیش‌تری داشته‌باشند.

در پایان فصل رویداد، وی با تک‌تک اعضای تیم ملاقات می‌کند تا عملکردشان را بررسی کند؛ هم‌چنین، به همه‌ی اعضای تیم در ازای کارهایی که انجام داده‌اند، پاداش می‌دهد و میزان حقوق دریافتی اعضایی را که در کارشان سرآمد هستند، افزایش می‌دهد.

جوانا به عنوان مدیر با یافتن بهترین راه برای تقسیم فرایندی پیچیده، مشخص کردن انتظاراتش از هر کارمند، تشویق عملکردهای خوب و نظارت بر فرایند، از اصول مدیریت علمی تیلور استفاده می‌کند.