هدف از نوشتن این مقاله تحلیلی، توجه دادن کسب و کارهای کوچک به مشکلاتی است که در اثر بزرگ شدن شرکت های کوچک و تبدیل شدن آنها به غولهای با اینترسی بالا و اصطلاحا “تنبل” ممکن است بوجود آید. و این مشکلات در محصولات آنها منعکس می گردد.

وسوسه رشد سریع و جذب مشتریان زیاد، آفت مخربی برای کسب و کارهای کوچک است. این وسوسه موجب می شود تا به هر نیازی که می تواند مشتری را راضی نگه دارد تا به سوی رقبا نرود و موجب کسب درآمد شود، پاسخ داده شود که این امر، درد سرهای فنی، مالی، حقوقی و در پی آن نارضایتی مشتریان قدیمی، قربانی کردن پیشرفت و توسعه تخصصی و افت کیفی محصولات و خدمات را در پی دارد.

همانطور که می دانیم شرکت همکاران سیستم یکی از شرکتهای مطرح کشور در زمینه فناوری اطلاعات بوده و نام آن در مجامع فناوری همواره شاخص می باشد. این شرکت دارای مشتریان زیاد در سراسر کشور بوده و همواره پشتیبانی وحمایت از آنان را سرلوحه کارهای خود قرار داده است.

یکی از مجموعه های سازمانی بزرگ کشور حدود ۸ سال پیش با انتخاب این شرکت برای اجرای نرم افزار اتوماسیون اداری یکی از تحولات اساسی در نظام اداری خود را رقم زد. نرم افزار اتوماسیون همکاران کاستی هایی هم داشت که همواره با پشتیبانی به موقع شرکت اثر آنها کمرنگ می شد.

سالها گذشت و زمزمه نرم افزار اتوماسیون تحت وب همکاران سیستم به گوش خورد.

تبلیغات شرکت نشان می داد توجه خاصی به این نرم افزار شده است. از طرفی تعدد مشتریان و بازخوردهای آنها و همچنین پیشرفت توانایی های مالی و فنی شرکت این انتظار را به وجود می آورد که در نرم افزار جدید شاهد رفع کاستی های سیستم قبلی و افزایش سهولت کاربری آن باشیم.

این خوشبینی به قابلیت های نرم افزار با توجه به سوابق شرکت همواره وجود داشت تا جاییکه در فروردین سال ۱۳۹۱ طی تفاهم نامه ای با شرکت مقرر شد سیستم جدید در تمام واحدهای آن سازمان در سراسر کشور پیاده سازی شود.

این واحدها به تدریج اقدام به تامین بسترهای مناسب برای شروع پروژه نموده و نهایتا پس از عقد قرارداد و ارائه آموزشهای لازم عملیات تبدیل اطلاعات انجام گرفت. این کار در یکی از واحدهای آن سازمان هم انجام گرفت که در ادامه مشاهدات و ارزیابی اینجانب (چیا چاره خواه) به استحضار خواهد رسید.

۱- بدور ماندن از اتفاقات و نوآوری های روز در سیستم های تحت وب

متاسفانه پس از پیاده سازی سیستم در کمال ناباوری مشاهده شد که نه تنها انتظارات بدیهی همگان از یک سیستم بلوغ یافته برآورد نشد بلکه ضعفها و اشتباهات گذشته به شیوه ای غیرمسئولانه تقویت و تشدید شده است!

این مساله پس از حدود یک ماه از پیاده سازی سیستم روزبروز بیشتر خود را نشان می دهد.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید

می توان گفت که دلیل اصلی این نقصان همانا عدم وجود اراده ای قوی در میان مدیران شرکت برای بهبود مستمر می باشد. مشاهده نرم افزار نشان می دهد که در این چند سال به جای توجه به تحولات اساسی دنیای اتوماسیون و سهولت و اشتراک پذیری دانش سازمانی همواره به نیازهای متنوع و گاه متناقص کاربران متعدد سیستم توجه شده است و سعی شده تمامی آنها به نوعی در سیستم گنجانده شود. در واقع انگار تمام گفته های کاربران مختلف بدون هیچگونه پالایشی در سیستم آورده شده و تلاشی جهت هماهنگ سازی و یا ادغام یا کارشناسی این نیازها انجام نگرفته است.

در حالیکه تمام سیستم ها به سمت هوشمندی و سادگی پیش می روند که مستلزم تلاش بیشتر برنامه نویسان برای تسهیل امور کاربران می باشد اما در برنامه همکاران سیستم به وضوح مشاهده می شود که هیچ تلاشی برای راحتی کاربر انجام نشده است و در واقع کاربر مجبور است گام به گام در کنار برنامه نویس و با دیدگاه او پیش برود. تاجاییکه گاها برای مشاهده و ویرایش چند رکورد کوچک مجبور است همگام با برنامه نویس جداول پایگاه را انتخاب کند ویرایش کند و سپس ثبت کند.

۲- خمودگی سرتاسری

شعور سیستمی به کمترین میزان خود رسیده و خمودگی سرتاسری در جایجای آن مشاهده می شود. جای تعجب است در زمانی که شرکت های پیشرو همواره باید در حال یادگیری سازمانی و سیستمی بوده و پیوسته در حال ارتقای خود باشند، آنگاه شرکت های بزرگ فناوری بلوغ و پختگی خود را از دست داده و کند و کندتر می شوند. به نظر می آید این هم بخشی از دینامیزم و مرحله ای از زندگی شرکت های بزرگ فناوری می باشد. یکی از دلایل این خمودگی همانا عدم وجود بازار رقابتی می باشد.بدیهی است در دنیای رقابت شرکت ها مجبور به ارتقای خود شده و در غیر این صورت چاره ای جز ترک صحنه نخواهند داشت.

۳- دنیای روز اتوماسیون اداری:

در سالهای اخیر به واسطه پیشرفت تکنولوژی های ارتباطی و پردازشی تحولات چشمگیری در عرصه سیستم های اتوماسیون اداری در دنیا رخ داده است. شاید بتوان بخشی از این تحولات را در سیستم دانشی جدید مایکروسافت به نام SharePoint دید. در واقع تلاش تمامی سیستم های اتوماسیون همانا افزایش قابلیت اشتراک پذیری اطلاعات و کارگروهی بر روی نامه ها و مکاتبات بوده است. تلاش آنها بر این است که همکاری های درون سازمانی را افزایش دهند و نهایتا دانش سازمانی بلوغ یافته تری را شاهد باشند. سیستم های اتوماسیون اداری هم به عنوان بخشی از این جریان در راستای اشتراک سازمانی و بلوغ دانشی سازمان گام می نهند.

۴- پیچیدگی های غیر ضروری:

با توجه به تحولاتی که دنیای مفهومی اتوماسیون بوجود آمده، متاسفانه در نرم افزار جدید اتوماسیون همکاران در کمال تعجب مشاهده می شود که به جای تقویت سهولت و اشتراک پذیری اطلاعات و دانش سازمانی، آنچه که بیشتر از همه مورد توجه و تمرکز ویژه قرار گرفته همانا تعریف و تحدید سطوح دسترسی تا ریزترین جزییات می باشد. به گونه ای که مبادا در جایی خطایی از کاربر سر بزند. انگار سیستم بر اساس بی اعتمادی بین مدیران و کارشناسان طراحی شده است.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید

در واقع بوروکراسی سنتی در ادارت ایرانی را به گونه ای سیستماتیک و پیچیده در نرم افزار جدید تعریف نموده اند. برای اولین بار بورکراسی نرم افزار از بورکراسی سنتی پیشی گرفته است. شاید بهتر باشد از لحاظ پیچیدگی نام سیستم را به “سیستم حسابداری اتوماسیون” تغییر داد بهتر باشد!

تلاش مشخصی جهت ایجاد تسریع و تسهیل در امور مشاهده نمی شود. اما به عنوان مثال به “عنوان افراد” در سیستم توجه کافی شده است. مثلا در تعریف نام اشخاص می توان علاوه بر “عنوان فرد” یک “عنوان محترمانه” هم برای او تعریف نمود. شاید در نسخه های آتی نرم افزار “عنوان خیلی محترمانه” هم اضافه شود!!

۵- رابط کاربری:

رابط کاربری در هر سیستمی اولین و مهمترین بخش آن می باشد. توجه به اصول روانشناسی از نیازهای اصلی آن می باشد. توجه به ترکیب رنگها و جانمایی آیکون ها و تفکیک پذیری و چشم نوازی صفحات و پیروی از اصول واحد از اصول اولیه آن می باشد. ارگونومی صفحات باید به گونه ای باشد که در کاربر احساس اعتماد و اطمینان به وجود آید. جهش بین صفحات باید در کمترین سطح صورت گیرد. این همان نیازی است که فناوری آژاکس پوشش می دهد.

از لحاظ بصری هیچگونه شباهت بین سیستم قبل و جدید وجود ندارد و از طرفی پراکندگی آیکون ها استرس کاربر را فزون بخشیده است.

اگر بخواهیم به صورت منصفانه در مورد نرم افزار جدید اتوماسیون قضاوت کنیم، باید گفت که رابط کاربری برنامه کلا نیاز به تحولات اساسی دارد. در سیستم جدید به نظر می آید تعداد انبوهی آیکون به صورت تصادفی در صفحه اصلی برنامه جای داده شده اند. تناسب و سنخیتی بین آیکون های مجاور هم وجود ندارد. تا جاییکه آیکون “خروج” از سیستم به جای قرار گیری در گوشه صفحه، در وسط صفحه خودنمایی می کند. رابط کاربری غیربصری، غیرملموس، پراکنده و غیر ارگونومیک می باشد. به گفته کاربران دبیرخانه از لحاظ روحی خسته کننده بوده و احساس ناامنی ایجاد می کند. ستون ها و سطرها تنظیم نیستند و مرزهای قابل تفکیک ندارند. تمام سطوح برنامه صاف و flat و یکنواخت می باشد و تفکیک واضحی بین بلوک های مختلف اطلاعاتی وجود ندارد.

۶- موارد فنی سیستم:

سالهاست که فرمت و ساختار یک ایمیل همان سادگی و شکل خود را حفظ کرده چراکه نشان داده است توانایی برآورد اصلی ترین نیاز کاربران که همانا مکاتبات سریع می باشد را داراست. از طرفی سیستم های جدید نشان می دهد که همگی در جستجوی افزایش سهولت و سرعت ارتباطات و اشتراک پذیری اطلاعات می باشند.اما آنچه در نرم افزا همکاران اتفاق افتاده همان پیچیده شدن مراحل ایجاد و ارجاع نامه و از طرفی سخت شدن تبادل نامه از طریق ece می باشد. مشکل سرور فاکس که یکی از پایه های اصلی سیستم است کماکان به قوه خود باقی است. علی رغم تلاش کارشناسان شرکت، امکان ارسال اتوماتیک و بدون دردسر فکس و ece وجود ندارد.

برای مشاهده تصاویر در اندازه اصلی کلیک کنید

از لحاظ مفهومی تحلیل های سیستم تا حدود ۶۰ درصد تغییر کرده و به سمت پیچیدگی رفته است. این پیچیدگی را می توان در لغات جدیدی که به مفاهیم سیستم اضافه شده دید : امضا کننده نامه، گیرنده نامه، گیرنده ارجاع ، گیرنده رونوشت اصلی ، گیرنده رونوشت داخلی ، توزیع نامه ، ثبت متقابل ،ثبت ارجاع ، مدرک جدید ، فهرست نامه ها ، کارتابل جاری ، کارتابل یادداشت ، کارتابل حذف ، جستجوی ارجاع ، جستجوی نامه و… که هر کدام در جایی قرار دارند. نمونه ای از آموزش های ارائه شده در مورد سیستم : “این گیرنده آن گیرنده نیست بلکه این گیرنده همان گیرنده اصلی نامه است اما آن گیرنده گیرنده ارجاع نامه است!!” مشاهده می شود که حتی بین لغات تفکیک خاصی صورت نگرفته است.

طبق گزارش کاربران، نامه های کارتابل که مربوط به زمان های گذشته مثلا ۳ ماه پیش می باشد و قبل از آن قابل مشاهده نیست. انگار باید برای تک تک کاربران انتقال کارتابل صورت گیرد.
و نهایتا اینکه سیستم با اعتراض های مختلف کاربران در حال پیاده سازی می باشد.

۷- هر نقطه از دنیا دفتر کار شماست؟! نه، اینطور نیست!

در حالیکه در صفحه مربوط به انوماسیون اداری در وب سایت این شرکت، ادعایی مبنی بر تحت وب بودن برنامه وجود دارد اما برای پیش نیاز، نیاز به نصب انواع و اقسام برنامه های متنوع و انجام تنظیم های مختلف می باشد. یعنی عملا برنامه وابسته به تنظیمات متعدد می باشد. همچنین این سیستم  نیاز به کلاینت های با توانایی بالا دارد. در غیر اینصورت مشاهده نامه ها به طور محسوس و کسالت آوری کند می باشد. این در حالیست که سیستم اتوماسیون اداری که فقط یک نامه را نشان می دهد نباید نیاز به سیستم قوی داشته باشد.

۸ – امنیت مکاتبات اداری، یک بام و دو هوا!

درحالیکه در جای جای سیستم برای مشاهده نامه فرمت را به آکروبات تغییر می دهد تا مبادا تغییر در نامه رخ دهد که این خود باعث کندی برنامه می شود. اما در کمال تعجب می بینیم که نامه ها را با فرمت word به همراه امضا زنده ایمیل می کند!

۹ – دردسرهای انتقال از سیستم ویندوزی به سیستم اصطلاحا تحت وب:

جدای از زمان بسیار طولانی برای تبدیل پایگاه های اطلاعاتی و انتقال اطلاعات قبلی برای سازمانهایی که نسخه قبلی تحت ویندوز این اتوماسیون را داشته اند، اطلاعات زیادی در حین انتقال (Convert) از بین خواهد رفت  و میبایست سرور نرم افزار قبلی برای احتیاط بیشتر و مبادا نامه ای را درست منتقل نکرده باشد، در محیط سازمان فعال باقی بماند.

 ۱۰ – نوبت شماست.

اگر شما هم از کاربران نرم افزار اتوماسیون همکاران سیستم هستید، نظرتان را با من و دیگر خوانندگان و مخاطبان خوشفکری در  میان بگذارید.

منبع مطلب :

۱۰ دلیل که نباید از اتوماسیون اداری شرکت همکاران سیستم استفاده کرد + نامه جوابیه شرکت همکاران سیستم